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グループウェアを導入する

デスクワーク

営業日報を共有する仕組みシステムとして、最近多くの企業で導入されているのが、グループウェアです。
グループウェアとは、会社やサークル、チームといった複数名が集まる場において、情報共有をスムーズに行うことができる機能を備えたソフトウェアです。
グループウェアでは、営業日報をはじめとした各種文章データ、個人個人のスケジュール、会社における施設や設備の予約・管理、回覧板、経費精算をスムーズに行う機能、アラーム機能などがあります。
このグループウェアを用いて営業日報をチームや部署、会社で共有することにより、会社全体で必要な情報を得ることができます。
そのことにより、その情報を得るために、自分1人で動く必要がなくなります。
自分一人で1から情報を得るための労力、時間、費用が大幅に節約されます。
昔からあることわざで、”Time is Money”という言葉あります。企業における時間はお金といってもよいほど価値のあるものなので、この時間を短縮することができれば、それだけお金を節約できたともいえます。

グループウェアの便利な機能

会社

営業日報を共有できる仕組み、システムのあるグループウェアですが、他にはどのような便利な機能があるでしょうか。

グループウェアの便利な機能に、留守番電話のメモ発信機能があります。
これは、会社に電話がかかってきた際に、お客様から呼ばれている人が会社にいなかった場合、その人に向けていつ、誰から、どのような要件の電話があったか、その相手の電話番号など、必要な情報を発信することができます。
これにより、外出していた場合であっても、この留守番電話のメモをもとに、電話がかかってきたお客様に対して、外出先から電話をかけることができます。

スケジュール管理機能も、とても便利です。
グループウェア上で、自分自身のスケジュールを記載することができます。
手書きで自分の手帳に書くことももちろん重要です。このグループウェア上にスケジュールを記載する際、スケジュールのみならず、そのスケジュールと合わせて行うべきことや事前に準備すること、注意することなどを記載することができます。
そうすることにより、そのスケジュールをしっかりこなすことができます。
また、このスケジュール管理機能には、アラーム機能がついていることが多いです。
例えば、何時に会社を離れ、どこに行くかというスケジュールがわかれば、そのスケジュールの前にアラーム機能をセットさせ、外出するまでにやるべきことを済ませることができます。
そうすることで、時間ギリギリになって慌てること、事前に予定していたスケジュールを忘れることはなくなるでしょう。

チームワークの向上

ホワイトボード

グループウェアには、まだまだ便利な機能がたくさんあります。
グループウェアにて、営業日報を共有し、そこに対して、インターネット上でチームや会社から、書き込みをしてもらう機能があります。
その機能を用いることで、口頭で周りから情報を集めずとも、「アドバイスを下さい」、「情報提供をお願いします」といった文言を書くことで、周囲から様々な情報を得ることができます。
グループウェアの活用を、チームや会社で決まった時間に閲覧するような仕組みやシステムを作るとなおよいでしょう。
そのことにより、営業担当の営業成績が上がり、会社全体の業績が上がる可能性があります。
また、営業以外の部門として、業務をスムーズに行うためには、グループウェアは活用されます。
計算や手順、管理や手続きが面倒とされていた経費精算も、このグループウェアを使えば一括管理、共有ができます。
それにより、以前かかっていた手間を大幅に削減することができます。

他にも、新しい業務の効率的な進め方を一人が見つけたら、グループウェアを活用し、全体で共有するとよいでしょう。
そのことにより、その業務にとりかかる社員全員分の時間を節約することができます。
グループウェアを上手に活用することで、チームの雰囲気や会社の結束力、チームワークも強くなるといっても過言ではないでしょう。